Как проверить документ Word Excel на наличие исправлений, примечаний и скрытого текста

Печать

 

Как проверить документ на наличие исправлений и примечаний?

Начиная с Word и Excel 2010 доступна возможность под названием "Инспектор документов", которая позволяет проверить документ на наличие исправлений, примечаний, скрытого текста и других личных сведений. Чтобы проверить документ, выполните следующие действия:

  1. Откройте документ, который необходимо проверить на наличие исправлений и примечаний.

  2. Откройте вкладку Файл.

  3. На вкладке Сведения нажмите кнопку Поиск проблем и выберите команду Инспектор документов.

  4. В диалоговом окне Инспектор документов нажмите кнопку Проверить.

  5. Просмотрите результаты проверки. Если обнаружатся примечания и записанные исправления, будет предложено нажать кнопку Удалить все записанные исправления рядом с Примечания, исправления, версии.

  6. Нажмите кнопку Повторить проверку или Закрыть.

Как избавиться от исправлений и примечаний?

Чтобы в документе не осталось исправлений и примечаний, исправления необходимо принять или отклонить, а примечания — удалить. Выполните следующие действия:

  1. На вкладке Рецензирование в группе Отслеживание щелкните стрелку Показать разметку.

    Список вариантов отображения исправлений

  2. Убедитесь, что установлен флажок рядом с каждым из следующих элементов:

    •    Примечания

    •    Рукописный ввод

    •    Вставки и удаления

    •    Форматирование

    •    Рецензенты (наведите указатель мыши на элемент Рецензенты и убедитесь, что флажок Все рецензенты установлен)

Если тот или иной флажок не установлен, щелкните соответствующий элемент.

  1. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Далее или Назад.


    Группа ''Изменения''

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    •    В группе Изменения нажмите кнопку Принять.

    •    В группе Изменения нажмите кнопку Отклонить.

    •    В группе Примечания нажмите кнопку Удалить.

  3. Повторяйте шаги 3 и 4 до тех пор, пока в документе не будут приняты или отклонены все исправления и удалены все примечания.

    ПРИМЕЧАНИЯ   

    •    Если все исправления следует принять, щелкните стрелку рядом с кнопкой Принять, а затем выберите параметр Применить все изменения в документе.

    •    Если нужно отклонить все исправления, щелкните стрелку рядом с кнопкой Отклонить, а затем выберите параметр Отклонить все изменения в документе.

    •    Чтобы в документе не осталось никаких примечаний, их необходимо удалить. В группеПримечания щелкните стрелку рядом с кнопкой Удалить, а затем выберите параметр Удалить все примечания в документе.

 

Как исправления и примечания могли оказаться в документе?

Мог ли пользователь подумать, что удалил примечания и записанные исправления, или получил документ, совершенно не предполагая, что он их содержит? Почему же эти элементы сохраняются приложением Word, а он об этом даже не подозревает?

Возможно, он или отправитель документа сделали исправления или примечания скрытыми, чтобы можно было легче читать документ. Однако скрытые примечания не удаляются из документа. Они остаются в нем до тех пор, пока не будут выполнены определенные действия. В зависимости от версии приложения Word и используемых настроек эти исправления и примечания могут снова отобразиться, когда кто-то другой откроет документ.

Если необходимо, чтобы исправления и примечания не были видны другим пользователям, нужно принять или отклонить исправления и удалить примечания.

 

Как выявить скрытые исправления и примечания?

Существует несколько способов скрытия исправлений и примечаний так, чтобы пользователь не заметил их присутствия в документе.

  •      Поле "Отобразить для проверки"    В поле Отобразить для проверки группы Отслеживание на вкладке Рецензирование указан режим просмотра, в котором вы работает. Кроме того, здесь доступны дополнительные параметры просмотра документа. Если выбрать значение Измененный документ илиИсходный документ, исправления и примечания будут скрыты. Чтобы показать их, выберите значениеИзмененный документ: показать исправления или Исходный документ: показать исправления.
    Поле ''Отобразить для проверки'' в группе ''Отслеживание''

  •      Список ''Показать разметку''    Список Показать разметку расположен в группе Отслеживание на вкладке Рецензирование . Он позволяет скрыть примечания и исправления. Элементы, отмеченные флажком в списке Показать разметку, будут отображены; элементы без такого флажка будут скрыты. Для отображения одного из элементов, например Добавления и удаления, щелкните его в спискеПоказать разметку
    Список вариантов отображения исправлений
     

     Почему в Microsoft Office Word исправления и примечания отображаются по умолчанию?

Отображение исправлений и примечаний по умолчанию позволяет избежать нежелательного распространения документов, содержащих такие исправления и примечания. Параметр Исправления в измененном документе установлен в поле Отобразить для проверки по умолчанию.

Как сохранить исправления и одновременно скрыть их от посторонних?

Если вы хотите сохранить исправления и примечания в документе, а также предоставить его другим пользователям без исправлений и примечаний, рекомендуется создать отдельные копии документа.

Создайте общую копию для распространения и оставьте частную копию себе. В общей версии документа примите или отклоните все исправления и удалите все примечания, как описано в этой статье. В частной версии исправления и примечания можно сохранить.

 

 

Читать подробнее на сайте Microsoft Office

 
JoomlaWatch Stats 1.2.8b_12-dev by Matej Koval
© NTLAB - ООО "Лаборатория Сетевых Технологий"